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长沙大型会议组织需要注意哪些问题?

2021-04-26 11:39:17 长沙会议酒店场地

企事业单位需要组织一场长沙大型会议时会不知道如何开始或者从哪里入手,而且大型会议必须要保证每个环节都能紧扣,不能出问题,因此需要找专门的会议酒店去策划一场活动,帮助避免会议进行时发生的紧急情况,下面长沙会议酒店场地小编讲解三点:

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一、会前通知

1.搞清会议基本情况、会议议程,列出参会范围并提交领导审定,搞清会议注意事项,进行会议通知,要求通知会议的人员记清接线人和参会人。注意通知会议时把握住内容、方式、时间,同时要求提供参会人电话,方便迟到时电话通知本人。

2.通知会时,确定参会人员是否可能有其他特殊情况,对应到会的缺额人员是谁来替补?需要哪些人员列席?哪些人员要在会上发言汇报?专题会上所谓的相关部门是哪些?

3.会议通知不宜过早,-般提前一天即可。参会信息要注意反馈,确认能不能来,不来换谁?及时统计后呈送领导。

二、布置会场

1.提前摸清会议室情况,由多少桌子、能坐多少人、谁负责会场管理和钥匙,是否需要提供会议文件,如果是视频会使用的是什么信号。

2.准备会标、签到表、桌牌、茶叶和纸杯。考虑主要领导排位,调试设备,是否有会议资料,提前带好电话本、党徽、座位图、参会人员名单,准备空本和笔以防领导没有带。

三、搞好会务

1.会前提前安排小会议室或贵宾室,方便会议正式开始前嘉宾等候或我方领导小范围会见嘉宾。


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2.提前考虑出入和停车问题,和门卫提前沟通好放行与会人员,估算机动车流量,没有停车条件的提前告知参会单位:有停车条件的请门卫引导有序停

3.门口要迎宾,打招呼问好,多在会场转一转,看看座签顺序对不对,看桌上摆的材料金不全,看各小组工作人员有没有及时到位。会上要随时注意领导的话筒使用情况,声音太低时及时帮助领导调节。此外要提前多打两壶水,半小时加一次,开会时紧盯领导水杯。

组织一场会议一定要主注重细节的处理。做好每个阶段的对接与确认,确保完美的呈现。长沙会议室出租熙林国际会议中心专注于企业会议提供会场服务,集五大优势于一体,全程一对一的会议服务,满足各大企业对会议的需求。

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